Een buddy-systeem is bewezen effectief voor personeelsbehoud

Een buddy-systeem helpt voortijdige uitstroom van nieuwe medewerkers voorkomen. Het verhoogt betrokkenheid, versnelt inwerken en verlaagt de kans dat iemand stilletjes niet meer terugkomt. En het is kinderlijk eenvoudig te organiseren. In deze blog helpt HR-specialist Marthe van der Kint van Fan Factory je op weg.

Een buddy is een dedicated collega die jouw nieuwe medewerker in de eerste dagen en weken onder de hoede neemt, als vraagbaak dient en helpt inwerken. Het zorgt voor een zachte landing. Ik hoor je denken ‘is dat niet een beetje ‘curling-leidinggeven’, om iemand zo aan het handje mee te nemen?’ Nee, zeker niet! Het is gewoon slim werkgeverschap. Het opzetten van een buddy-systeem kost je veel minder dan het vervangen van één medewerker.

Zweethanden op je eerste werkdag

Je herinnert het je vast nog: je eerste bijbaantje als tiener. Het moment dat je dacht: ik ga geld verdienen, dit wordt gewéldig! En dan sta je daar. In een veel te grote polo. Met een dienblad dat ineens veel zwaarder voelt dan toen je thuis bij je ouders in de keuken oefende. In een ruimte waar iedereen precies weet wat de bedoeling is, behalve jij.

Je weet niet waar je je jas moet laten. Je weet niet wie de baas is. Je weet niet waar de wc is. Je weet niet of je mag drinken tijdens werktijd. Je weet vooral één ding: je wil niet dom overkomen. En dus slik je je vragen in. Je glimlacht. Je knikt. Je doet alsof je het begrijpt. En ondertussen hoop je dat niemand doorheeft dat je eigenlijk geen idee hebt wat mise-en-place betekent.

Van verloren naar gezien

Waarom ik hierover schrijf? Omdat ik het recent weer eens aan den lijve ondervond. Mijn 16-jarige dochter is net gestart in haar eerste horecabaan. Superleuk. Ze was er ook echt enthousiast over. Ik blij natuurlijk, met mijn eigen liefde voor de horeca. Maar de avond vóór haar eerste werkdag ging ze los:

• “Wat moet ik aan?”

• “Waar meld ik me precies?”

• “Wat als ik iets fout doe?”

• “Wat als er niemand is als ik aankom?”

Die eerste werkdag blijft ongemakkelijk. Ook als je 30 bent. Ook als je 50 bent. Of je nu start als afwasser of marketingdirecteur. Alleen als tiener is het nog net iets intenser, omdat je je hele identiteit nog aan het uitzoeken bent. En ondertussen wil je vooral niet dat iemand denkt: wat doet díe hier?

Dat is het moment waarop een werkgever het verschil kan maken. Niet met een welkomstmap van 34 pagina’s of e-learningmodule. Maar met één simpele eerste actie: wijs een buddy aan. Ongeacht welk bedrijf, welke functie, welke achtergrond: een buddy werkt altijd.

Nieuwe medewerkers – en zeker jonge medewerkers – voelen zich in de eerste weken vaak verloren. Niet omdat ze niks kunnen, maar omdat ze nog niet weten wat ‘normaal’ is op de werkvloer. En als niemand ze in die eerste periode opvangt, ontstaat er ruis, onzekerheid en het risico op afhaken. Want dat is precies het probleem: De horeca verliest soms mensen op dag één. Niet omdat ze niet willen werken, maar omdat niemand ze ziet.

Lees ook

Waarom nieuwe collega's snel weer vertrekken, en hoe jij dat doorbreekt

Werk maken van onboarding loont volgens HR-expert Marthe van der Kint

Een buddy-systeem is geen ‘soft gedoe’: het is bewezen effectief

De meeste werkgevers onderschatten hoe groot het effect is van een gooede start. Een buddy zorgt niet alleen voor gezelligheid; het is een concrete interventie die aantoonbaar werkt. Onderzoek naar onboarding en buddy-programma’s laat zien dat organisaties met een gestructureerd buddy-programma vaak duidelijke verbeteringen zien in:

• snellere productiviteit (mensen draaien sneller mee)

• hogere betrokkenheid (meer binding met team en cultuur)

• lager verloop in de eerste maanden

• meer werkplezier en zelfvertrouwen

En dat laatste is belangrijk: veel medewerkers haken niet af op de inhoud van het werk, maar op het gevoel dat ze er alleen voor staan.

"Een buddy-systeem werkt alleen als het bewust is ingericht"

Early turnover is bijna altijd de schuld van de werkgever

In HR-termen noemen we het snelle vertrek van medewerkers ‘early turnover’. In horeca-termen noemen we het: ‘hij is na drie diensten nooit meer op komen dagen.’ Het pijnlijke is: meestal ligt het niet aan motivatie, maar aan de begeleiding. Of beter: het gebrek daaraan. Het betekent ook dat je als leidinggevende zelf in belangrijke mate kunt beïnvloeden of jij last hebt van ‘early turnover’. Een buddy-systeem is één van de makkelijkste manieren om die eerste kritieke weken te overbruggen.

De horeca is fantastisch. Maar óók hartstikke heftig, zeker als je net komt kijken:

• Het tempo ligt hoog

• Iedereen is druk

• Je leert vooral ‘on the job’

• Fouten zijn snel zichtbaar (en soms luid besproken ;))

• Er is een sterke informele cultuur met veel ongeschreven regels

Voor ervaren professionals is dat prima, maar voor een nieuwkomer, zeker jonkies, kan dit overweldigend zijn. En dan gebeurt het: nieuwe medewerker begint → is onzeker → stelt geen vragen → maakt fouten → schaamt zich → trekt zich terug → meldt zich ziek → komt niet meer. Dat is geen gebrek aan motivatie of veerkracht; dat is menselijk gedrag. En als dit bij jou gebeurt, dan is dat echt aan jou als werkgever te wijten.

De grootste fout: denken dat een leidinggevende dit er wel bij doet. In veel horecaorganisaties ligt onboarding bij de manager. Maar managers hebben het áltijd druk. En al helemaal op de vloer. Het gevolg is dat onboarding vaak neerkomt op: “Loop maar even mee met Piet.” En Piet wist niet dat hij vandaag buddy was. Daar gaat het mis! Een buddy-systeem werkt alleen als het bewust is ingericht. Niet groots, wel bewust.

"Het is niet de bedoeling dat je iemand gaat pamperen; juist van dingen zélf uitzoeken, groei je als mens."

Wat een buddy precies doet (en wat niet)

Even voor de duidelijkheid: een buddy is géén tweede manager. En het is ook niet de bedoeling dat je iemand gaat pamperen; juist van nieuwe situaties, van onzekerheid voelen en van dingen zélf uitzoeken, groei je als mens.

Een buddy is gewoon een collega die zegt: “Ik ben jouw aanspreekpunt. Vraag alles, ook de domme dingen.” Want laten we eerlijk zijn: de vragen die nieuwe mensen hebben, durven ze vaak niet aan een leidinggevende te stellen.

Mijn dochter had bijvoorbeeld vragen zoals:

• “In mijn contract staat dat ik €150 per maand in het restaurant mag besteden… maar hoe werkt dat dan?”

• “Ik maak reiskosten, maar ik krijg niks vergoed. Klopt dat?”

• “Wanneer mag ik eten? Moet ik dat vragen?”

• “Als de chef chagrijnig doet, is dat normaal hier of ligt dat aan mij?”

• “Moet ik zelf wisselgeld regelen?”

• “Mag ik drinken achter de bar?”

Geen van die vragen is ingewikkeld. Maar ze voelen voor een tiener gigántisch! En precies daar zit de waarde van een buddy: die haalt de spanning eraf én heeft direct het juiste antwoord.

Hoe weet je of iemand een goede buddy is?

Niet iedereen is geschikt als buddy. Een buddy hoeft geen ‘beste vriend’ te worden, maar moet de nieuwkomer meteen het gevoel geven dat hij/zij welkom is en erbij hoort. Kies iemand die:

• makkelijk contact maakt

• geduldig is

• goed kan uitleggen (zonder belerend te worden)

• de werkvloer goed kent

• jullie cultuur goed vertegenwoordigt

• betrouwbaar is: zegt wat hij doet en doet wat hij zegt

Wie je níet als buddy wil:

• de collega die zelf moeite heeft met structuur en afspraken

• de cynicus (‘zo doen we dat hier nou eenmaal’)

• de roddelaar of negatieveling

• de collega die alles ‘grappig’ maakt ten koste van anderen

Hoe stoom je buddy’s klaar?

Je hoeft geen buddy-academy op te starten of uitgebreide trainingsprogramma’s te lanceren om buddy’s optimaal in te zetten. Wat je wél moet doen: buddy’s kort voorbereiden. Dit wordt vaak vergeten, maar maakt een wereld van verschil.

Geef ze bijvoorbeeld:

• een mini-briefing (30 minuten) en duidelijke verwachtingen

• een lijst met ‘veelgestelde vragen’

• een paar simpele vraagtechnieken, gespreksvaardigheden en feedbacktips

• toestemming om tijd te nemen voor begeleiding

Maak buddy zijn aantrekkelijk

Een buddy-rol is niet alleen een gunst voor de nieuwkomer, het is ook een superleuke manier om je medewerkers een breder takenpakket te geven en dus te binden aan je organisatie. Het is een laagdrempelige manier om mensen te laten proeven aan leiderschap, zonder ze meteen shiftleader te maken.

Buddy zijn is een perfecte stap voor medewerkers die:

• meer verantwoordelijkheid willen

• richting een leidinggevende rol willen groeien

• goed zijn met mensen

• energie krijgen van anderen helpen

Slim ondernemerschap

Een buddy-systeem is geen curling-werkgeverschap. Het is slim ondernemerschap! Het betekent niet dat jonge medewerkers niks zelf hoeven uit te zoeken. Juist niet. Het betekent alleen dat je voorkomt dat iemand afhaakt door onzekerheid, onduidelijkheid of een gebrek aan aandacht. Jongeren kunnen én willen echt wel werken en leren. Maar ze moeten zich wél welkom voelen! En als je dat goed doet, krijg je er iets waardevols voor terug: sneller ingewerkte mensen, minder verloop en een sterkere cultuur.

En dat is in deze arbeidsmarkt geen luxe, maar behoort simpelweg tot de basics.

Lees ook

Doen! Je medewerkers inzetten als recruiters

Zo maak je van je crew je beste wervingskanaal