Veel Nederlanders kiezen deze zomer voor een vakantie in eigen land. Dat zorgt voor extra drukte op de terrassen, maar een vol terras betekent niet automatisch een hogere winst. Nu de personeelskosten in sommige horecabedrijven oplopen tot meer dan 35% van de omzet, wordt een efficiënte personeelsplanning steeds belangrijker. Hoe pak je dat aan?
“De personeelsplanning is altijd een flinke puzzel. Als je te veel mensen inroostert, kost dat veel geld, want personeelskosten zijn gigantisch”, zegt Danny van ‘t Veld, die als chef-kok verantwoordelijk is voor de personeelsplanning bij Van der Valk Houten. “Maar te scherp inroosteren is ook niet handig. Als iemand zich dan ziek meldt, heb je meteen een probleem. Ik rooster daarom vrij ruim in, maar als er medewerkers overtallig zijn, stuur ik ze op tijd naar huis.”
Extra medewerkers inroosteren voelt vaak als de veilige keuze, maar wanneer de verwachte drukte uitblijft, lopen de kosten snel op. Tegelijkertijd kan een te krappe bezetting leiden tot langere wachttijden, lagere bestedingen en ontevreden gasten. Juist het vinden van een goede balans tussen zekerheid en flexibiliteit kan in de drukke zomermaanden het verschil maken.
Veel ondernemers baseren hun planning globaal op het volgende:
-
op ervaring;
-
historische cijfers;
-
weersverwachtingen.
Waar wordt nog niet geanticipeerd op detailniveau. Ook vakantieperiodes, lokale evenementen, festivals, sportwedstrijden en lokale omstandigheden, zoals wegwerkzaamheden, hebben invloed op de bezoekersaantallen. Daardoor ontstaan regelmatig verschillen tussen verwachte drukte en de daadwerkelijke bezetting op de werkvloer, met onderbezetting tijdens piekmomenten of juist onnodig hoge personeelskosten op rustigere dagen als gevolg.
AI wint terrein in personeelsplanning
Een van de ontwikkelingen die hierbij terrein wint, is het gebruik van Artificial Intelligence (AI) voor personeelsplanning. Verschillende softwareleveranciers spelen daarop in met oplossingen die ondernemers helpen hun bezetting nauwkeuriger af te stemmen op de verwachte vraag. Zo combineert Nostradamus, een softwareleverancier gespecialiseerd in personeelsplanning enurenregistratie, historische bedrijfsdata met externe factoren, zoals weersverwachtingen, vakantieperiodes en evenementen, om omzet- en drukteprognoses te maken. Eijsink, specialist in automatisering en kassasystemen voor de horeca, zet AI in om roosters op te stellen op basis van onder meer beschikbaarheid, contracturen en verwachte drukte, waarbij medewerkers via een app eenvoudig diensten kunnen ruilen of openstaande diensten kunnen invullen. Ook softwarebedrijf Quinyx maakt gebruik van AI om het benodigde personeel te voorspellen op basis van realtime trends, zodat roosters continu kunnen worden aangepast aan de actuele situatie. “Het wordt steeds belangrijker om zo nauwkeurig mogelijk te voorspellen hoeveel gasten je daadwerkelijk kunt verwachten”, zegt Wilfried Schets, Managing Director van Nostradamus.
AI wordt steeds breder omarmd in horeca
Dat AI steeds breder wordt omarmd, blijkt ook uit onderzoek uit 2025 van Quinyx onder 317 Nederlandse horecamedewerkers. 40% ervaart technologie, zoals AI en slimme planningssoftware, als een positieve ontwikkeling. Volgens de respondenten zorgt AI vooral voor efficiënter werken, terwijl betere personeelsplanning en meer voorspelbare roosters bijdragen aan minder stress en meer grip op de werkweek.
Dat AI een steeds grotere rol gaat spelen in de horeca, blijkt ook uit recent onderzoek in opdracht van Food Inspiration onder ruim 150 hospitalitystudenten. Meer dan de helft van de studenten verwacht dat AI binnen twee tot drie jaar de standaard is in restaurants en bijna 60% wil de technologie zelf gaan gebruiken, mits deze ondersteunend is aan het werk en niet ten koste gaat van persoonlijk gastcontact. Vooral toepassingen achter de schermen, zoals forecasting en personeelsplanning, worden breed geaccepteerd.
Lees ook
Nieuwe generatie horecaprofessionals omarmt AI, maar stelt duidelijke grenzen