Chef bouwt eigen reserveringssysteem: al 40 restaurants aangesloten

Chef Jeremy Arrascaeta was klaar met de hoge kosten van zijn softwaresystemen en bouwde daarom zelf een reserveringssysteem met behulp van artificial intelligence. Inmiddels gebruiken ruim veertig restaurants zijn platform BoekEerlijk voor slechts €25 per maand.

“Ongemerkt stroomt er honderden euro's per maand de deur uit aan softwarekosten”

Wie een restaurant runt, ontkomt niet aan investeren in software. Reserveringen, personeelsplanning, voedselveiligheid, offertes, facturatie en voorraadbeheer: voor vrijwel iedere taak bestaat een aparte digitale oplossing. Hoewel software de werkzaamheden overzichtelijker maken, zijn dergelijke applicaties ook duur. “Iedereen heeft het over stijgende personeels- en inkoopkosten, maar ondertussen stroomt er ongemerkt nog eens honderden euro’s per maand de deur uit aan softwarekosten. Dat hoeft in 2026 echt niet zo duur te zijn.”

Arrascaeta werkte twintig jaar als chef, van sterrenrestaurants in Frankrijk tot luxe resorts in Australië. Hoewel de keuken en het koksvak nog steeds zijn passie zijn, merkte hij dat de werkdruk steeds groter wordt. Daarom leerde Arrascaeta zichzelf in de avonduren programmeren. “Ik wil niet elke dag dezelfde operationele dingen blijven doen. Ik wil ontwikkelen, nieuwe gerechten maken en nadenken over concepten. Dat vind ik leuk.”

Van handmatige Excels naar een slim systeem

Personeelskosten zijn sterk gestegen en kun je beperkt beïnvloeden. Ook over de prijs van ingrediënten is vaak scherp onderhandeld. Maar op de kosten van software, daar zit voor ondernemers nog ruimte. Volgens Arrascaeta lopen de maandelijkse softwarekosten voor veel een gemiddeld restaurant al snel op tot enkele honderden euro’s. “En dan gaat het niet eens om uitgebreide tools, maar om simpele systemen die iedereen gebruikt.

Arrascaeta ergerde zich daarnaast aan de beperkingen binnen veel systemen die er op de markt zijn. “Aangepaste openingstijden die niet vooruit ingepland kunnen worden. Speciale evenementen die via losse e-mails moeten worden verwerkt. Handelingen die soms meer werk opleveren dan ze besparen. Ik vroeg eens rond hoe andere restaurants dat oplosten en het antwoord was steeds hetzelfde: mailtjes, Excel, en alsnog veel handmatig werk.” Als ondernemer betaal je dus de hoofdprijs voor een systeem dat niet optimaal werkt. “Toen dacht ik: dit moet beter kunnen en ben ik het zelf gaan bouwen.”

Ondertussen staat Arrascaeta nog steeds in de keuken bij restaurant De Tafelaer in Amersfoort. “Ik heb het geluk gehad dat de eigenaar, Jan Molmans, openstond voor mijn idee om naast mijn werk in de keuken ook een nieuw reserveringssysteem te bouwen. Voor mij was dat de perfecte mix, want het betekende dat ik het systeem meteen in de praktijk kon testen. Het doel was nooit om een techbedrijf te starten, maar het frustreerde me gewoon hoeveel tijd en energie er verloren ging aan dingen die slimmer konden.”

“Als iemand me moet bellen om te vragen hoe iets werkt, dan heb ik het niet goed gebouw

Keukentool

Arrascaeta’s ervaring als chef, werkt in zijn voordeel. “Ik kijk minder naar code en meer naar werkprocessen. Waar veel softwareleveranciers fancy functies toevoegen, probeer ik vooral handelingen te versimpelen. De meeste chefs zijn niet super tech-savvy. Als iemand me moet bellen om te vragen hoe iets werkt, dan heb ik het niet goed gebouwd.”

Volgens Arrascaeta heeft hij zijn manier van probleemoplossende manier van programmeren te danken aan zijn werk als chef. “In de keuken is er tijdens een drukke service ook geen tijd om handleidingen te lezen.”

Opvallend genoeg gelooft Arrascaeta niet in alles-in-éénplatformen. “BoekEerlijk is één losse tool, waarvan de gebruikersgroep langzaam maar gestaag groeit. Ondertussen werk ik ook aan een aparte keukentool die recepturen doorrekenen, vragen van medewerkers kan beantwoorden en administratieve taken automatiseert. Ook die tool zal €25 per maand kosten. Het is een tool die chefs moet helpen om tijd vrij te maken voor waar het vak volgens mij eigenlijk om draait.”